Aquisição de Material/Contratação de Serviços

Passo

Setor

Procedimento

Passo 1

Requisitante

• Preencher, assinar e anexar “Documento de Formalização da Demanda (DFD) - Aquisição de materiais ou Contratação de serviços” ao processo;

Observação: O DFD deverá ser assinado pelo requisitante e pela Equipe de planejamento indicada.

• Providenciar a designação da Equipe de Planejamento;

• Anexar “Portaria de designação de Equipe de Planejamento” ao processo.

A designação da Equipe de Planejamento deverá seguir os procedimentos estabelecidos através do fluxo “Designação de Comissão/Grupo de trabalho”.

Observação: Conforme previsto na IN nº 40/2020, é facultada a elaboração dos ETP, nas hipóteses dos Incisos I, II, III, IV e XI do Artigo 24 da Lei nº 8.666/93 (Dispensa de Licitação).

Em caso de Dispensa de Licitação ou Inexigibilidade seguir para a Seção 4.

Passo 2

Requisitante/Equipe de Planejamento

Para aquisições e contratações de serviços comuns

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Estudo Técnico Preliminar (ETP)” ao processo;
• Anexar a pesquisa de preço de mercado de cada item em formato PDF/A (mínimo 03, informando no título do documento a fonte da pesquisa: Painel de Preços, site especializado, aquisições e contratações similares de outros entes públicos e pesquisa direta com fornecedor) ao processo;
• Preencher, assinar e anexar “Relatório – Mapa comparativo e análise crítica de preços” ao processo;

Observação: Quando necessário, anexar documentos complementares ao processo (Exemplo: Convenção Coletiva, Memória de Cálculo e outros);

• Anexar comprovante de registro do objeto no PAC em formato PDF/A ao processo;

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Mapa de Riscos” ao processo;
• Encaminhar o processo para o responsável pelo acompanhamento/fiscalização.

Para Contratações de Obras e Serviços de Engenharia

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Estudo Técnico Preliminar (ETP)” ao processo;
• Anexar Projetos da obra em formato PDF/A ao processo;
• Anexar em formato PDF/A o documento de comprovação da propriedade do imóvel;
• Preencher, assinar e anexar “Despacho – Aprovação de Projeto de Arquitetura” ao processo;
• Anexar Anotação de Responsabilidade Técnica – ART da Obra em formato PDF/A ao processo assinada digitalmente pelo responsável técnico;
• Anexar Planilha de Custos da Obra em formato PDF/A ao processo assinada digitalmente pelo responsável técnico;
• Anexar Cronograma Físico-financeiro da obra em formato PDF/A ao processo assinado digitalmente pelo responsável técnico;
• Anexar Planilha estimativa de composição do BDI;
• Anexar Declaração SINAPI – Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil;
• Anexar documentação referente a aprovação dos projetos nos órgãos competentes;
• Anexar comprovante de registro do objeto no PAC em formato PDF/A ao processo;

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Mapa de Riscos” ao processo;
• Encaminhar o processo para o responsável pelo acompanhamento/fiscalização.

Para Concessão de Uso de Espaço Público

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Estudo Técnico Preliminar (ETP)” ao processo;
• Anexar Planta Baixa do Espaço para concessão de uso de espaço público em formato PDF/A ao processo;
• Anexar a pesquisa de preço de mercado de cada item em formato PDF/A (mínimo 03, informando no título do documento a fonte da pesquisa: Painel de Preços, site especializado, aquisições e contratações similares de outros entes públicos e pesquisa direta com fornecedor) ao processo e/ou Pesquisa de Mercado realizado através de Estudo Técnico por Profissional Competente (Avaliação de Aluguel de Imóveis);
• Preencher, assinar e anexar “Relatório – Mapa comparativo e análise crítica de preços” ao processo;

Observação: Anexar, quando necessário, outros documentos pertinentes a contratação (outros anexos).

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Mapa de Riscos” ao processo;
• Encaminhar o processo para o responsável pelo acompanhamento/fiscalização.

Passo 3

Acompanhamento/Fiscalização

• Preencher, assinar e anexar “Despacho - Responsável pelo acompanhamento/fiscalização” ao processo;
• Encaminhar o processo para Chefia Imediata do Requisitante.

Passo 4

Chefia Imediata/Superior Hierárquico

• Preencher, assinar e anexar “Despacho - Autorização da chefia imediata (Aquisição/Contratação)” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 5

Licitações

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Preencher, assinar e anexar “Despacho - autorização administrativa e enquadramento legal” ao processo.

Em caso de Licitação modalidade Pregão Eletrônico seguir para a Seção 2;

Em caso de Licitação Modalidade Concorrência, seguir para a Seção 3.

Em caso de oportunidade de Adesão de Ata de Registro de Preços (Carona) seguir para a Seção 5.

Passo

Setor

Procedimento

Passo 6

Licitações

• Encaminhar o processo para Autoridade competente.

Passo 7

Autoridade competente/ Ordenador de despesa

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de aprovação do Estudo Técnico Preliminar e autorização para abertura do procedimento licitatório” ao processo;
• Preencher, assinar e anexar “Declaração de Adequação Orçamentária-Pregão Tradicional/Adesão” ao processo. Esta declaração não se aplica para as contratações futuras por SRP;
• Encaminhar o processo para o responsável pela alocação de recursos.

No caso de SRP, encaminhar o processo para o Setor de Licitações, pois não há necessidade de alocação de recursos. Seguir para o Passo 10 Passo 9.

Passo 8

Responsável pela alocação de recursos

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 9

Licitações

• Elaborar a Minuta do Edital em formato PDF/A e anexar ao processo;

Observação: As notas de rodapé dos modelos da AGU deverão ser mantidas a fim de que seja possível identificar a minuta padrão utilizada. No documento a ser publicado, o rodapé deverá ser suprimido.

• Anexar o Termo de Referência e/ou Projeto Básico em formato PDF/A ao processo assinado digitalmente pelo requisitante e equipe de planejamento;

Observação: As notas de rodapé dos modelos da AGU deverão ser mantidas a fim de que seja possível identificar a minuta padrão utilizada. No documento a ser publicado, o rodapé deverá ser suprimido.

• Quando utilizado contrato, anexar a Minuta do Contrato em formato PDF/A ao processo;

Observação: As notas de rodapé dos modelos da AGU deverão ser mantidas a fim de que seja possível identificar a minuta padrão utilizada. No documento a ser publicado, o rodapé deverá ser suprimido.

Observação: Anexar, quando necessário, outros documentos pertinentes a contratação (outros anexos).

• Anexar “Certificação Processual” da Minuta do Edital, da Minuta do Contrato e do Termo de Referência e/ou Projeto Básico;

Observação 1: As minutas de edital, contrato e termo de referência e/ou projeto básico deverão seguir os modelos atualizados e disponibilizados pela AGU. A fim de padronizar as alterações realizadas no corpo das minutas os itens inclusos deverão ser destacados em negrito/sublinhado, além de indicar ao final o termo “INCLUSÃO” em caixa alta fonte vermelha. Para os casos de supressão, os textos deverão ser tachados e destacados em fonte vermelha, além de indicar ao final o termo “SUPRESSÃO” em caixa alta fonte vermelha. Todas as alterações (INCLUSÃO/SUPRESSÃO) deverão constar no documento de “Certificação Processual” com as devidas justificativas. As NOTAS EXPLICATIVAS da AGU deverão ser EXCLUÍDAS.

Observação 2: O que for para preenchimento nos documentos modelos da AGU, estes deverão ser indicados em negrito, não sendo considerados itens de “INCLUSÃO”.

• Anexar a Portaria de Nomeação de Pregoeiros e sua publicação no DOU em formato PDF/A ao processo;
• Anexar Portaria nº 243, de 12 de fevereiro de 2020 em formato PDF/A para atendimento do art. 3º do Decreto 10.193/2019. Para contratações realizadas nos campi descentralizados anexar a Portaria nº 161, de 19 de março de 2021 em formato PDF/A do IFFluminense;

Observação: As contratações acima de R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais) deverão ser autorizadas restritamente pelo Reitor conforme Portaria nº 243.

• Encaminhar o processo para a autoridade competente

Passo 10

Autoridade competente

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Aprovação do Termo de Referência/Projeto Básico e da Minuta do Edital” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 11

Licitações

• Anexar ao processo Lista de verificação (checklist) da AGU em formato PDF/A ao processo;

Observação: Identificar o número do documento SUAP. O número do documento SUAP deve ser identificado através da opção “visualizar/baixar processo” constante no SUAP, sendo que o mesmo constará ao lado direito da tela.

• ·         Preencher, assinar e anexar ofício “Encaminhamento de processo licitatório para análise jurídica” ao processo;
• Encaminhar o processo para a Pró-reitoria de Administração.

Passo 12

Pró-reitoria de Administração

• Encaminhar processo à Procuradoria Jurídica para análise e Parecer Jurídico.

Passo 13

Procuradoria Federal

• Anexar Parecer Jurídico;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações da respectiva Unidade Administrativa solicitante.

Passo 14

Licitações

• Analisar Parecer Jurídico;
• Alterar, se necessário, a Minuta do Edital, Termo de Referência e/ou Projeto Básico e Minuta de Contrato, quando utilizado, de acordo com recomendações do Parecer Jurídico, anexando os referidos documentos com as alterações ao processo;
• Encaminhar o processo para a Autoridade Competente.

Passo 15

Autoridade Competente

• Preencher, assinar e anexar “Despacho da Autoridade Competente para aprovação do Termo de Referência/Projeto Básico e do Edital da Licitação” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 16

Licitações

• Lançar o ETP no sistema ETP Digital;
• Anexar ao processo o Edital com data e horário do certame, Termo de Referência e/ou Projeto Básico, Minuta de Contrato, quando utilizado, e demais anexos em formato PDF/A;
• Publicar a licitação no SIASG, e anexar ao processo o comprovante da publicação em formato PDF/A;
• Publicar a licitação no site do IFFluminense;
• Anexar ao processo em formato PDF/A os pedidos e respostas referentes esclarecimentos/impugnações e registros destes no Compras Governamentais;
• Realizar operação da fase de julgamento de propostas (aceitação/habilitação) e anexar propostas dos fornecedores e documentos de habilitação ao processo em formato PDF/A;
• Em casos de recursos, anexar ao processo recurso da empresa, decisão do pregoeiro e decisão da autoridade competente em formato PDF/A;
• Anexar “Resultado por fornecedor”,” Ata do Pregão”, “Termo de Adjudicação” e demais documentos da licitação ao processo em formato PDF/A;
• Encaminhar o processo para a Autoridade Competente para Homologação da licitação.

Os documentos devem ser anexados ao processo respeitando a ordem cronológica da fase externa da licitação.

Passo 17

Autoridade Competente

• Realizar homologação da licitação no compras.gov.br (se for SRP, iniciar prazo para cadastro de reserva);
• Anexar “Termo de Homologação” ao processo em formato PDF/A;
• Encaminhar o processo para o Setor Licitações.

Passo 18

Licitações

• Realizar procedimentos finais do processo licitatório;
• Se for SRP, elaborar as Atas de Registro de Preços e enviar ao fornecedor por e-mail;
• Se for necessária a elaboração de contrato, encaminhar para Setor de Contratos para ciência e elaboração de Termo de Contrato;
• Encaminhar o processo para o Financeiro (informar no Despacho a modalidade da contratação: Pregão Tradicional ou Pregão SRP).

Para os pregões de SRP aguardar as atas assinadas pela empresa, encaminhar para o Reitor/Diretor Geral para assinatura e anexar ao processo. Após todas as atas recebidas o processo deverá ser encaminhado para o setor Financeiro.

O solicitante deverá requerer os empenhos de Pregões SRP através do fluxo “Solicitação de Empenho para Pregões SRP”.

Para os pregões tradicionais, seguir para o passo 21 Passo 20.

Passo 19

Financeiro

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Emitir nota de empenho;
• Encaminhar o processo para a conformidade de gestão com despacho, informando o número do empenho emitido.

• Anexar Registro Orçamentário ao processo em formato PDF/A;

Passo 20

Conformidade de Gestão

• Realizar a conformidade de gestão;
• Solicitar assinatura do Ordenador de Despesa e Gestor Financeiro no empenho;
• Anexar a nota de empenho assinada ao processo em formato PDF/A, com nível de acesso público e Tipo de Conferência: Documento original;

Quando se referir a material:

• Encaminhar o processo para o almoxarifado (Passo 21) para distribuição de empenho;

Quando se referir a serviço:

• Enviar a cópia do empenho assinado por e-mail para o solicitante para encaminhamento ao fornecedor ou enviar diretamente para o fornecedor com cópia para o solicitante;
• Encaminhar o processo para o Setor Financeiro;

Passo 21

Almoxarifado

• Realizar a distribuição do empenho;
• Encaminhar o processo para o setor financeiro.

Passo 22

Financeiro

O processo deverá ser mantido aberto até a finalização de toda execução do objeto.

Passo

Setor

Procedimento

Passo 6

Licitações

• Encaminhar o processo para Autoridade competente para aprovação do Estudo Técnico Preliminar e autorização para abertura de procedimento licitatório.

Passo 7

Autoridade competente/Ordenador de Despesas

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de aprovação do Estudo Técnico Preliminar e autorização para abertura do procedimento licitatório” ao processo;
• Preencher, assinar e anexar “Declaração de Adequação Orçamentária-Concorrência” ao processo;

Observação: Esta declaração não se aplica para Concessão de Uso de Espaço Público.

• Para Contratação de Obras e Serviços de Engenharia encaminhar o processo para o Setor responsável pela alocação de recursos (Passo 8);
• Para Concessão de Uso de Espaço Público encaminhar o processo para o Setor de Licitações (Passo 9).

Passo 8

Responsável pela alocação de recursos

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 9

Licitações

• ·         Elaborar a Minuta do Edital em formato PDF/A e anexar ao processo;

Observação: As notas de rodapé dos modelos da AGU deverão ser mantidas a fim de que seja possível identificar a minuta padrão utilizada. No documento a ser publicado, o rodapé deverá ser suprimido.

• Anexar o Termo de Referência/Projeto Básico em formato PDF/A ao processo assinado digitalmente pelo requisitante e equipe de planejamento;

Observação: As notas de rodapé dos modelos da AGU deverão ser mantidas a fim de que seja possível identificar a minuta padrão utilizada. No documento a ser publicado, o rodapé deverá ser suprimido.

• Anexar a Minuta do Contrato em formato PDF/A ao processo;

Observação: As notas de rodapé dos modelos da AGU deverão ser mantidas a fim de que seja possível identificar a minuta padrão utilizada. No documento a ser publicado, o rodapé deverá ser suprimido.

Observação: Anexar, quando necessário, outros documentos pertinentes a contratação (outros anexos);

• Anexar “Certificação Processual” da Minuta do Edital, da Minuta do Contrato e do Termo de Referência e/ou Projeto Básico;

Observação 1: As minutas de edital, contrato e termo de referência e/ou projeto básico deverão seguir os modelos atualizados e disponibilizados pela AGU. A fim de padronizar as alterações realizadas no corpo das minutas os itens inclusos deverão ser destacados em negrito/sublinhado, além de indicar ao final o termo “INCLUSÃO” em caixa alta fonte vermelha. Para os casos de supressão, os textos deverão ser tachados e destacados em fonte vermelha, além de indicar ao final o termo “SUPRESSÃO” em caixa alta fonte vermelha. Todas as alterações (INCLUSÃO/SUPRESSÃO) deverão constar no documento de “Certificação Processual” com as devidas justificativas. As NOTAS EXPLICATIVAS da AGU deverão ser EXCLUÍDAS.

Observação 2: O que for para preenchimento nos documentos modelos da AGU, estes deverão ser indicados em negrito, não sendo considerados itens de “INCLUSÃO”.

• Anexar a Portaria de nomeação da Comissão Permanente de Licitação – CPL e publicação no DOU em formato PDF/A ao processo;
• Anexar Portaria nº 243, de 12 de fevereiro de 2020 em formato PDF/A para atendimento do art. 3º do Decreto 10.193/2019. Para contratações realizadas nos campi descentralizados anexar a Portaria nº 161, de 19 de março de 2021 em formato PDF/A do IFFluminense;

Observação: As contratações acima de R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais) deverão ser autorizadas restritamente pelo Reitor conforme Portaria nº 243.

• Encaminhar o processo para a autoridade competente.

Passo 10

Autoridade competente

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Aprovação do Termo de Referência/Projeto Básico e da Minuta do edital” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 11

Licitações

• Anexar ao processo Lista de verificação (checklist) da AGU em formato PDF/A ao processo;

Observação: Identificar o número do documento SUAP. O número do documento SUAP deve ser identificado através da opção “visualizar/baixar processo” constante no SUAP, sendo que o mesmo constará ao lado direito da tela.

• Preencher, assinar e anexar ofício “Encaminhamento de processo licitatório para análise jurídica” ao processo;
• Encaminhar o processo para a Pró-reitoria de Administração.

Passo 12

Pró-reitoria de Administração

• Encaminhar processo à Procuradoria Jurídica para análise e Parecer Jurídico.

Passo 13

Procuradoria Federal

• Anexar Parecer Jurídico em formato PDF/A;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações da respectiva Unidade Administrativa demandante.

Passo 14

Licitações

• Analisar Parecer Jurídico;
• Alterar, se necessário, a Minuta do Edital, Termo de Referência e/ou Projeto Básico e Minuta de Contrato, quando utilizado, de acordo com recomendações do Parecer Jurídico, anexando os referidos documentos com as alterações ao processo;
• Encaminhar o processo para a Autoridade Competente.

Passo 15

Autoridade Competente

• Preencher, assinar e anexar “Despacho da Autoridade Competente para aprovação do Termo de Referência/Projeto Básico e do Edital da Licitação” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 16

Licitações

• Lançar o ETP no sistema ETP Digital;
• Anexar o Edital com data e horário do certame, Projeto Básico, Minuta de Contrato e demais anexos em formato PDF/A processo;
• Publicar a licitação no SIASG e em Jornal de grande circulação, anexar ao processo os comprovantes da publicação em formato PDF/A;
• Publicar a licitação no site do IFFluminense;
• Anexar ao processo em formato PDF/A os pedidos e respostas aos esclarecimentos/impugnações;
• Anexar documentos de credenciamento, de habilitação e propostas dos fornecedores participantes do processo em formato PDF/A;
• Anexar a Ata de Habilitação e/ou Ata de Habilitação e Abertura de Propostas ao processo em formato PDF/A;
• Em caso de recursos em relação à fase de Habilitação, anexar ao processo recurso(s) da(s) empresa(s), decisão da CPL e decisão da autoridade competente em formato PDF/A;
• Anexar parecer da área técnica do IFFluminense de análise da proposta vencedora do certame ao processo em formato PDF/A;
• Anexar Ata de Julgamento da Proposta Vencedora e a publicação no DOU ao processo em formato PDF/A;
• Em casos de recursos em relação a fase de Julgamento da Proposta, anexar ao processo recurso(s) da(s) empresa(s), decisão da CPL e decisão da autoridade competente em formato PDF/A;
• Encaminhar o processo para a Autoridade Competente para Homologação da licitação.

Os documentos devem ser anexados ao processo respeitando a ordem cronológica da fase externa da licitação.

Passo 17

Autoridade Competente

• Preencher, assinar e anexar “Termo de Homologação” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor Licitações.

Passo 18

Licitações

• Anexar Publicação no DOU da Homologação do certame;
• Divulgar o resultado da licitação no SIASG (SISPP);
• Realizar procedimentos finais do processo licitatório;
• Encaminhar para Setor de Contratos para ciência e elaboração de Termo de Contrato;
• Para obras/serviços relacionados a investimento encaminhar o processo para Setor de Engenharia/Infraestrutura da Reitoria – Passo 19;
• Em caso de serviços relacionados a custeio encaminhar o processo para Setor de Financeiro – Passo 20;
• Para Concessão de Uso de Espaço Público encaminhar o processo para o Setor Financeiro – Passo 22.

Passo 19

Engenharia/Infraestrutura - Reitoria

• Efetuar Cadastro Integrado de Projetos de Investimentos – CIPI;
• Encaminhar o processo para o Setor Financeiro (informar no Despacho a modalidade da contratação Concorrência e o Código CIPI).

Passo 20

Financeiro

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Emitir nota de empenho;
• Encaminhar o processo para a conformidade de gestão com despacho, informando o número do empenho emitido.

• Anexar Registro Orçamentário ao processo em formato PDF/A;

Passo 21

Conformidade de Gestão

• Realizar a conformidade de gestão;
• Solicitar assinatura do Ordenador de Despesa e Gestor Financeiro no empenho;
• Anexar a nota de empenho assinada ao processo em formato PDF/A, com nível de acesso público e Tipo de Conferência: Documento original;
• Enviar a cópia do empenho assinado por e-mail para o solicitante para encaminhamento ao fornecedor ou enviar diretamente para o fornecedor com cópia para o solicitante;
• Encaminhar o processo para o setor financeiro.

Passo 22

Financeiro

O processo deverá ser mantido aberto até a finalização de toda execução do objeto.

Passo

Setor

Procedimento

Passo 2

Requisitante

• Preencher, assinar e anexar “Relatório – Estudo Técnico Preliminar (ETP)” ao processo;
• Anexar ao processo Termo de Referência e/ou Projeto Básico;

Observação: Utilizar os modelos disponíveis no link: https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos. Em caso de dúvidas quanto a utilização do modelo adequado consultar o Setor de Licitações da Unidade Administrativa.

• Anexar ao processo no mínimo 03 (três) propostas comerciais de preços em formato PDF/A para cada item da contratação. As propostas deverão estar registradas em papel timbrado das empresas, contendo a descrição dos materiais, a assinatura, a data, o CNPJ e os dados das empresas para pagamento. Em caso de Cotação Eletrônica poderá ser utilizada pesquisa de preço, (mínimo 03, informando no título do documento a fonte da pesquisa: Painel de Preços, site especializado, aquisições e contratações similares de outros entes públicos e pesquisa direta com fornecedor) e deverá ser anexada ao processo em formato PDF/A;

• Para os processos de inexigibilidade de licitação, anexar a Carta de Exclusividade ou documento equivalente e comprovação do valor da proposta (preços praticados pela empresa no mercado);

• Para contratação de serviços Pessoa Física, anexar:

   -  Currículo do prestador (no caso de inexigibilidade de licitação);

   -  Cópia do PIS do prestador ou comprovante de inscrição no PIS;

   -  Cópia de Documento de identificação e CPF do prestador;

   -  Documentação referente ao serviço a ser prestado (exemplo: plano de curso no caso de serviço de docência, comprovante de regularidade perante órgão de registro).

• Preencher, assinar e anexar “Relatório – Mapa comparativo e análise crítica de preços” ao processo;
• Anexar comprovante de registro do objeto no PAC em formato PDF/A ao processo;

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Mapa de Riscos” ao processo;
• Encaminhar o processo para o responsável pelo acompanhamento/fiscalização.

Passo 3

Acompanhamento/Fiscalização

• Preencher, assinar e anexar “Despacho - Responsável pelo acompanhamento/fiscalização” ao processo;

• Encaminhar processo para Chefia Imediata/Superior Hierárquico.

Passo 4

Chefia Imediata/Superior Hierárquico

• Preencher, assinar e anexar “Despacho - Autorização da chefia imediata (Aquisição/Contratação)” ao processo;

• Encaminhar processo para o Setor de Licitações.

Passo 5

Licitações

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Preencher, assinar e anexar “Despacho - autorização administrativa e enquadramento legal” ao processo;
• Encaminhar o processo para a Autoridade Competente/ Ordenador de Despesas.

Passo 6

Autoridade Competente/Ordenador de Despesas

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de aprovação do Estudo Técnico Preliminar (Dispensa/Inexigibilidade/Adesão)” ao processo;
• Preencher, assinar e anexar “Despacho de autorização para contratação direta (Dispensa/Inexigibilidade)”;
• Preencher, assinar e anexar “Declaração de Adequação Orçamentária-Dispensa/Inexigibilidade” ao processo;
• Encaminhar o processo para o responsável pela alocação de recursos.

Passo 7

Responsável pela alocação de recursos

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;

• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 8

Licitações

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Se a contratação ocorrer por Dispensa/Inexigibilidade tradicional, encaminhar o processo para o Requisitante;

• Se a contratação ocorrer por Cotação Eletrônica, seguir para o Passo 10.

Passo 9

Requisitante

• Preencher, assinar e anexar “Relatório - Informações do Fornecedor/Prestador de Serviço” ao processo;
• Preencher, assinar e anexar “Declaração de ausência de vínculo com o fornecedor” ao processo;

• Encaminhar o processo para o Setor de Licitações.

Passo 10

Licitações

Se a contratação ocorrer por Cotação Eletrônica:

• Lançar o ETP no sistema ETP Digital;
• Divulgar a Cotação Eletrônica no compras.gov.br, anexar comprovante do lançamento no processo em formato PDF/A;
• Publicar a Cotação Eletrônica no site do IFFluminense;
• Analisar propostas;
• Para contratação Pessoa Jurídica consultar e anexar certidões abaixo em formato PDF/A:

-  Receita Federal e PGFN;

-  FGTS;

-  Regularidade Trabalhista;

Observação: As consultas acima poderão ser substituídas pela consulta do SICAF.

-  Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis);

-  Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php);

-  Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União – TCU (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:CERTIDAO:0:).

Observação: Para as 03 (três) certidões listadas acima poderá haver a substituição pela Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU (https://certidoesapf.apps.tcu.gov.br/).

• Realizar aceite dos itens em conjunto com o Requisitante;
• Adjudicar itens;
• Encaminhar o processo para a Autoridade Competente para Homologação da Cotação Eletrônica – Passo 12 Passo 11;

Se a contratação ocorrer por Dispensa Tradicional ou por Inexigibilidade:

• Para contratação Pessoa Jurídica consultar e anexar certidões em formato PDF/A:

-  Receita Federal e PGFN;

-  FGTS;

-  Regularidade Trabalhista.

Observação: As consultas acima poderão ser substituídas pela consulta do SICAF.

-  Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis);

-  Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php);

-  Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União – TCU (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:CERTIDAO:0:);

Observação: Para a consulta de licitantes pessoa jurídica poderá haver a substituição das consultas das alíneas “b”, “c” e “d” acima pela Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU (https://certidoesapf.apps.tcu.gov.br/).

Observação: Para as 03 (três) certidões listadas acima poderá haver a substituição pela Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU (https://certidoesapf.apps.tcu.gov.br/).

• Para contratação Pessoa Física consultar e anexar certidões em formato PDF/A:

-  Receita Federal e PGFN;

• Lançar o ETP no sistema ETP Digital;
• Divulgar no SIASG, anexar comprovante da publicação no processo em formato PDF/A;
• Publicar a Dispensa de Licitação no site do IFFluminense;
• Encaminhar o processo para o Setor Financeiro – Passo 13.

Passo 11

Autoridade Competente

• Realizar homologação da Cotação Eletrônica no compras.gov.br;

• Encaminhar o processo para o Setor Licitações.

Passo 12

Licitações

• Anexar relatórios da Cotação Eletrônica ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor Financeiro.

Passo 13

Financeiro

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Emitir nota de empenho;
• Anexar Registro Orçamentário ao processo em formato PDF/A;

• Encaminhar o processo para a conformidade de gestão com despacho, informando o número do empenho emitido.

Passo 14

Conformidade de Gestão

• Realizar a conformidade de gestão;
• Solicitar assinatura do Ordenador de Despesa e Gestor Financeiro no empenho;
• Anexar a nota de empenho assinada ao processo em formato PDF/A, com nível de acesso público e Tipo de Conferência: Documento original;

Quando se referir a material:

• Encaminhar o processo para o setor de almoxarifado (Passo 15) para distribuição de empenho;

Quando se referir a serviço:

• Enviar a cópia do empenho assinado por e-mail para o requisitante para encaminhamento ao fornecedor ou enviar diretamente para o fornecedor com cópia para o requisitante;

• Encaminhar para o setor responsável pelo acompanhamento/fiscalização para anexar a Nota Fiscal e Ateste (Passo 17);

Passo 15

Almoxarifado

• Realizar a distribuição do empenho;

• Encaminhar o processo para o setor financeiro (Passo 16);

Passo 16

Financeiro

• Finalizar o processo (para os casos de aquisição de material)

Para os casos de Dispensa e Inexigibilidade relativos à aquisição de materiais, o pagamento será realizado em processo distinto conforme o fluxo “Pagamento de Nota Fiscal de Material”;

Para os casos de Dispensa e Inexigibilidade relativos à contratação de serviços, o pagamento será realizado conforme Passo 17 em diante.

Passo 17

Responsável pelo acompanhamento/fiscalização

Quando se referir a serviço - pessoa jurídica:

• Anexar a nota fiscal ao processo, com nível de acesso público e tipo de conferência: Documento original;
• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Ateste de Nota Fiscal de Serviço” ao processo;
• Encaminhar o processo para o setor financeiro.

Quando se referir a serviço - pessoa física:

• Solicitar ao setor financeiro a elaboração do Recibo de prestação de serviço de pessoa física, solicitar assinatura ao prestador e anexá-lo ao processo, com nível de acesso restrito e tipo de conferência: Documento original ou anexar o recibo/nota fiscal emitido pelo prestador com nível de acesso restrito e tipo de conferência: Documento original;
• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Ateste de Nota Fiscal de Serviço” ao processo;

• Encaminhar o processo para o setor financeiro.

Passo 18

Financeiro

• Emitir a nota de sistema;
• Anexar a nota de sistema ao processo, com nível de acesso restrito e Tipo de Conferência: Documento original;
• Consultar se a empresa é optante pelo simples nacional e anexar consulta do simples nacional ao processo;
• Emitir GPS quando for necessário;
• Anexar a GPS ao processo, com nível de acesso público e Tipo de Conferência: Documento original;
• Emitir o certificado de ISS e o pagamento do ISS quando houver;
• Anexar o certificado do ISS e o pagamento do ISS ao processo, com nível de acesso restrito e Tipo de Conferência: Documento original;

• Encaminhar o processo para conformidade de gestão.

Passo 19

Conformidade de Gestão

• Realizar a conformidade de gestão;

• Encaminhar para o setor Financeiro.

Passo 20

Financeiro

• Emitir ordem de pagamento;
• Anexar a ordem de pagamento ao processo com nível de acesso restrito e Tipo de Conferência: Documento original;
• Emitir o DARF quando houver;
• Anexar o DARF ao processo, com nível de acesso restrito e Tipo de Conferência: Documento original;

• Encaminhar o processo para conformidade de gestão;

Passo 21

Conformidade de Gestão

• Realizar a conformidade de gestão;
• Aguardar a liberação de ordem bancária (Ordenador e Gestor financeiro) no SIAFI;
• Após a emissão da ordem bancária, anexá-la ao processo com nível de acesso restrito e Tipo de Conferência: Documento original;

• Finalizar o processo.

Passo

Setor

Procedimento

Passo 6

Licitações

• Encaminhar o processo para Autoridade Competente/Ordenador de Despesas.

Passo 7

Autoridade competente/Ordenador de Despesas

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de aprovação do Estudo Técnico Preliminar (Dispensa de licitação/Inexigibilidade/Adesão)” ao processo;
• Preencher, assinar e anexar “Declaração de Adequação Orçamentária-Pregão Tradicional/Adesão” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Responsável pela alocação de recursos.

Passo 8

Responsável pela alocação de recursos

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Encaminhar o processo para o Setor de Requisitante.

Passo Passo 9

Requisitante

• Anexar em PDF/A documentações referentes ao processo licitatório do órgão gerenciador:

-  Edital;

-  Termo de Referência;

-  Termo de Contrato (quando aplicado);

-  Termo de Homologação;

-  Resultado por fornecedor;

-  Proposta de preços da empresa;

-  Autorização do fornecedor para adesão;

-  Anexar Planilha em formato PDF/A ao processo indicando a UASG do Órgão, Número e Modalidade da Licitação, CNPJ do Fornecedor, Número do Item da Licitação, Valor Unitário e Valor Total do Item.

• Encaminhar o processo para o Setor de licitações.

Passo 10

Licitações

• Analisar se o processo está devidamente instruído;
• Anexar consulta situação fornecedor do SICAF em formato PDF/A;
• Solicitar adesão no SIASG e anexar em PDF/A o aceite do órgão no sistema;
• Encaminhar o processo para o Setor Financeiro.

Passo 11

Financeiro

• Preencher, assinar e anexar “Despacho de Dotação Orçamentária” ao processo;
• Emitir nota de empenho;
• Encaminhar o processo para a conformidade de gestão com despacho, informando o número do empenho emitido.

• Anexar Registro Orçamentário ao processo em formato PDF/A;

Passo 12

Conformidade de Gestão

• Realizar a conformidade de gestão;
• Solicitar assinatura do Ordenador de Despesa e Gestor Financeiro no empenho;
• Anexar a nota de empenho assinada ao processo em formato PDF/A, com nível de acesso público e Tipo de Conferência: Documento original;

Quando se referir a material:

• Encaminhar o processo para o setor de almoxarifado (Passo 13) para distribuição de empenho;

Quando se referir a serviço:

• Enviar a cópia do empenho assinado por e-mail para o solicitante para encaminhamento ao fornecedor ou enviar diretamente para o fornecedor com cópia para o solicitante;
• Encaminhar o processo para o setor financeiro (Passo 14);

Passo 13

Almoxarifado

• Realizar a distribuição do empenho;
• Encaminhar o processo para o setor financeiro.

Passo 14

Financeiro

• O processo deverá ser mantido aberto até a finalização de toda execução do objeto.