Formalização (emissão) de Contratos de Obras

Passo

Setor

Procedimentos 

1

Administração/Contratos

• Recebimento do Processo Licitatório referente a nova contratação, encaminhado pelo Setor responsável pela licitação;
• Extração dos documentos necessários para abertura do processo;
• Encaminhar Processo Licitatório para Contabilidade com o despacho: “Contrato em fase de elaboração. Encaminhamos processo para empenho.”;
• Providenciar abertura do Processo Eletrônico de Formalização (emissão) do Contrato n° ______, que tem por objeto _______, empresa contratada __________, e relacionar ao processo licitatório;
• Anexar os documentos necessários para a abertura do processo de Formalização (emissão) de Contratos de Obras;
• Consultar SICAF e anexar no processo;
• Emitir Termo de Contrato;
• Emitir Ofício de encaminhamento do Termo à empresa, modelo disponível no SUAP, e anexar comprovante de envio ao Processo;
• Encaminhar Processo para setor requisitante informando envio do contrato à empresa, solicitar agendamento de reunião e providências para ordem de serviço.

2

Setor Requisitante

• Dar ciência;
• Agendar reunião com a empresa;
• Emitir ordem de serviço;
• Devolver Processo para o setor de Administração/Contratos.

3

Administração/Contratos

• Abrir Processo Eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor” e relacionar ao processo de “Formalização (emissão) de Contratos de Obras” (Seguir o fluxo do processo eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor”).
• Após recebimento do Termo de Contrato assinado, conferir devolução das 02 (duas) vias assinadas pela empresa;
• Encaminhar Termo de Contrato para Assinatura do Reitor / Diretor Geral.

4

Gabinete

• Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Contrato em 02 (duas) vias;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

5

Administração/Contratos

• Anexar Termo de Contrato assinado no processo;
•  Arquivar 01 (uma) via original;
• Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Contrato”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao processo;
• Devolver 01 (uma) via assinada para a empresa, via AR-Correios;
• Cadastrar Contrato no módulo “Contratos” do SUAP e anexar os seguintes documentos:

1 - Portaria de designação de fiscal;

2 - Ordem de serviço;

3 - Edital;

4 - Proposta da empresa;

• Encaminhar processo para o Setor de Contabilidade com o despacho: “Informamos o cadastro do Termo de Contrato n° ___/___ no SUAP. Encaminhamos processo para registro contábil e solicitamos n° do empenho”.

6

Contabilidade

• Realizar registro contábil;
•  Anexar nota de empenho;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

7

Administração/Contratos

• Divulgar Contrato no SICON;
• Encaminhar e-mail ao setor requisitante informando que o Termo de Contrato encontra-se cadastrado no SUAP e SIASG e anexar comprovante de envio no processo;
• Conferir a entrega de garantia contratual, quando houver, e anexar no processo (Vide observação para conferência de garantia);
• Preencher check list e anexar no processo;
• Finalizar processo com despacho “Etapas concluídas conforme check list anexado no processo”.