Formalização (emissão) de Contratos Comuns

Passo

Setor

Procedimentos

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Administração/Contratos

• Recebimento do Processo Licitatório referente à nova contratação, encaminhado pelo Setor responsável pela licitação;
• Extração dos documentos necessários para abertura do processo;
• Encaminhar Processo Licitatório para Contabilidade com o despacho: “Contrato em fase de elaboração. Encaminhamos processo para realocação e empenho”;
• Providenciar abertura do Processo Eletrônico de Formalização (emissão) do Contrato n° _____, que tem por objeto _________, empresa contratada ___________, e relacionar ao processo licitatório;
• Anexar os documentos necessários ao processo de Formalização (emissão) de Contratos Comuns;
• Consultar SICAF e anexar no processo;
• Emitir Termo de Contrato;
• Preencher Ofício de “Encaminhamento de Termo de Contrato”, modelo disponível no SUAP;
• Encaminhar ofício e Termo de Contrato para empresa por e-mail, e anexar cópia do comprovante de envio ao processo;
• Abrir Processo Eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor” e relacionar ao processo de “Formalização (emissão) de Contratos Comuns” (Seguir o fluxo do processo eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor”).
• Aguardar devolução do termo assinado pela empresa;
• Após recebimento, Conferir e encaminhar Termo de Aditamento para Assinatura do Reitor / Diretor Geral;
• Encaminhar processo para gabinete.

2

Gabinete

• Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Contrato em 02 (duas) vias;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

3

Administração/Contratos

• Anexar Termo de Contrato assinado no processo;
•  Arquivar 01 (uma) via original;
• Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Contrato”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao processo;
• Devolver 01 (uma) via assinada para a empresa, via AR-Correios;
• Encaminhar processo para requisitante e solicitar a emissão da ordem de serviço, quando houver.

OBSERVAÇÃO: SE NÃO HOUVER ORDEM DE SERVIÇO, SEGUIR PARA O PASSO 5.

4

Setor requisitante

• Emitir ordem de serviço, modelo disponível no SUAP, e anexar ao processo;
• Encaminhar ordem de serviço para fornecedor;
• Devolver processo ao setor de Administração/Contratos.

5

Administração/Contratos

• Cadastrar Contrato no módulo “Contratos” do SUAP e anexar os seguintes documentos:

1 - Portaria de designação de fiscal;

2 - Ordem de serviço, quando houver;

3 - Edital;

4 - Proposta da empresa;

• Encaminhar processo para o Setor de Contabilidade com o despacho: “Informamos o cadastro do Termo de Contrato n° ___/___ no SUAP. Encaminhamos processo para registro contábil e solicitamos n° do empenho”.

6

Contabilidade

• Realizar registro contábil e anexar nota de empenho;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

7

Administração/Contratos

• Divulgar contrato no SICON, e sub-rogar quando for contrato para prestação de serviços exclusivamente em um Campus descentralizado. (Conforme orientações do Manual do SICON - Comprasnet);
• Encaminhar e-mail ao setor requisitante informando que o Termo de Contrato encontra-se cadastrado no SUAP e SIASG;
• Anexar comprovante (e-mail) de envio ao processo;
• Conferir a entrega de garantia contratual, quando houver, e anexar ao processo (Vide observação para conferência de garantia);
• Preencher check list e anexar no processo;
• Finalizar processo com despacho “Etapas concluídas conforme check list anexado no processo”.