Formalização (emissão) de Contratos Continuados

Passo

Setor

Procedimento

1

Administração/Contratos

• Recebimento do Processo Licitatório referente à nova contratação, encaminhado pelo Setor responsável pela licitação;

OBSERVAÇÃO: SETOR DE LICITAÇÕES DEVERÁ INFORMAR NO DESPACHO DE ENCAMINHAMENTO O INÍCIO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO, NOS CASOS EM QUE NÃO HOUVER EMISSÃO DE ORDEM DE SERVIÇO.

• Extração dos documentos necessários para abertura do processo;
• Devolver Processo Licitatório para Setor responsável pela licitação com o despacho: “Ciente do processo, contrato em elaboração”;
• Providenciar abertura do Processo Eletrônico de Formalização (emissão) do Contrato e relacionar ao Processo Licitatório;
• Anexar os documentos necessários para a abertura do processo de Formalização (emissão) de Contratos Continuados;
• Encaminhar processo para o setor da Contabilidade solicitando informações orçamentárias para emissão do Contrato.

2

Contabilidade

• Receber processo e devolver ao setor da Administração/Contratos com as informações orçamentárias.

3

Administração/Contratos

• Receber processo;
• Consultar SICAF e anexar no processo;
• Emitir Termo de Contrato;
• Emitir Ofício de encaminhamento do Termo à empresa, modelo disponível no SUAP, e anexar comprovante de envio ao Processo;
• Encaminhar Processo para setor requisitante informando envio do contrato à empresa, solicitar agendamento de reunião e providências para emissão da ordem de serviço, quando houver.

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Setor Requisitante

• Dar ciência;
• Agendar reunião com a empresa contratada;
• Emitir ordem de serviço, quando houver.
• Devolver Processo para o setor de Administração/Contratos.

5

Administração/Contratos

• Abrir Processo Eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor” e relacionar ao processo de “Formalização (emissão) de Contratos Continuados” (Seguir o fluxo do processo eletrônico de “Designação de Fiscal/Gestor”).
• Após recebimento do Termo de Contrato assinado, conferir a devolução das 02 (duas) vias assinadas pela empresa;
• Encaminhar Termo de Contrato para assinatura do Reitor / Diretor Geral.

OBSERVAÇÃO: nos casos de Termo de Contrato com assinatura digital, realizar a verificação da autenticidade da assinatura da empresa antes de encaminhar para assinatura do Reitor/Diretor Geral, e anexar comprovante no processo.

6

Gabinete

• Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Contrato em 02 (duas) vias;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

7

Administração/Contratos

• Anexar Termo de Contrato assinado ao processo;
•  Arquivar 01 (uma) via original;
• Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Contrato”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao processo;
• Devolver 01 (uma) via assinada para a empresa via AR-Correios, ou por e-mail quando se tratar de Contrato com assinatura digital;
• Cadastrar Contrato no módulo “Contratos” do SUAP e anexar os seguintes documentos:

1 – Edital;

2 – Proposta da empresa;

3 – Convenção Coletiva, quando houver;

4 – Ordem de Serviço, quando houve;

5 – Portaria de Designação de Fiscais;

6 – Declaração de Vedação de Nepotismo, emitida pela empresa.

• Cadastrar Termo de Contrato no sistema “Comprasnet Contratos” e enviar a publicação para o DOU;
• Anexar a publicação no módulo “Contratos” do SUAP – aba “Publicações” e no processo;
• Aguardar e conferir a entrega de garantia contratual, quando houver, e anexar ao processo (Vide observação para conferência de garantia);
• Encaminhar processo para o Setor de Contabilidade com o despacho: “Encaminhamos processo para registro contábil do Contrato e da Garantia Contratual”.

OBSERVAÇÕES:

1. Se for contrato com mão de obra exclusiva: Abrir Processo Eletrônico de “Abertura e Gestão de Conta vinculada” (Seguir o fluxo do processo eletrônico de “Abertura e Gestão de Conta Vinculada”).
2. Se for contrato de Concessão Administrativa Onerosa: Emitir Ofício para o setor da Contabilidade de solicitação de emissão de GRU’s, disponível no SUAP.

8

Contabilidade

• Realizar registro contábil;
• Se for contrato de concessão Administrativa Onerosa, emitir GRU’s e anexar ao processo;
• Devolver processo para o setor de Administração/Contratos.

9

Administração/Contratos

• Encaminhar e-mail para o setor requisitante informando que o Termo de Contrato encontra-se cadastrado no SUAP e publicado no DOU e anexar comprovante de envio no processo;
• Se for contrato de concessão Administrativa Onerosa, encaminhar GRU’s a empresa e anexar comprovante de envio ao processo;
• Preencher check list e anexar no processo;
• Finalizar processo com despacho “Etapas concluídas conforme check list anexado no processo”.