Prorrogação de Vigência de Contratos Continuados

Passo

Setor

Procedimento

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Administração/Contratos

• Providenciar abertura do Processo Eletrônico de “Prorrogação de Vigência de Contratos Continuados”;
• Relacionar ao Processo de Formalização de Contrato;
• Emitir ofício de Solicitação de manifestação de interesse na renovação do Contrato.

Documentos a serem solicitados no ofício

a)    Estar formalmente demonstrado que a forma de prestação dos serviços tem natureza continuada;

b)    Relatório que discorra sobre a execução do contrato, com informações de que os serviços tenham sido prestados regularmente? (IN-SEGES 5/2017, Anexo IX, item 3, “b”)

c)    Justificativa e motivo, por escrito, de que a Administração mantém interesse na realização do serviço? (IN-SEGES 5/2017, Anexo IX, item 3, “c”)

d)    Comprovação de que a vantajosidade econômica para prorrogação dos contratos com mão de obra exclusiva estará assegurada, sendo dispensada a realização de pesquisa de mercado nas hipóteses previstas no Anexo IX “DA VIGÊNCIA E DA PRORROGAÇÃO, item 7 da IN nº 05/2017.

e)    Comprovação de que o valor do contrato permanece economicamente vantajoso para a Administração;

Observação: Nos casos de dispensa de realização de pesquisa de preço, deve o gestor atestar, em despacho fundamentado, que o índice de reajuste aplicável ao contrato acompanha a ordinária variação dos preços de mercado. (Parecer n. 00001/2019/DECOR/CGU/AGU ).

 f)     Manifestação expressa da contratada informando o interesse na prorrogação; 

• Encaminhar processo para o Setor Requisitante/Fiscal. 

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Setor requisitante/fiscal

• Providenciar uma das seguintes hipóteses:

SE NÃO FOR RENOVAR

1-      Emitir ofício, com justificativa, informando que o contrato não será renovado.

 SE FOR RENOVAR

2-         Emitir ofício com a manifestação de interesse, se for renovar, e anexar documentação, conforme solicitado no ofício em atendimento a IN nº 05/2017;.

• Encaminhar processo ao setor de Administração/Contratos.

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Administração/Contratos

SE NÃO FOR RENOVAR

• Encaminhar e-mail aos fiscais informando que o contrato não será prorrogado;
• Anexar comprovante de envio do e-mail no Processo;
• Encaminhar processo para Contabilidade dando ciência do término do contrato;
• Após devolução da Contabilidade, finalizar Processo.

SE FOR RENOVAR 

• Conferir documentação constante no processo;
• Anexar os seguintes documentos:

1. Edital e Termo de referência da licitação original
2. Proposta
3. Contrato original e publicação no DOU
4. Comprovante da garantia contratual
5. Termos de prorrogação e publicação no DOU
6. Último termo de repactuação, se houver.
7.   Anexar as seguintes certidões:

a)      SICAF completo (quadro societário e ocorrências impeditivas)

A1 – anexar SICAF “Ocorrências impeditivas”

A2 – anexar Participação Societária

b) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis); 

c) Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php). 

d) Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União – TCU (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:INIDONEOS); i

   7. Relatório Relatório de consulta Devedor – CADIN;

   8. Demonstrar formalmente que o órgão consulente certificou que os custos amortizados ou não renováveis já pagos foram excluídos da planilha de custos ou certificou que tais custos não existem. (item 1.2 do Anexo VII-F da IN-SEGES 5/2017). Nos casos de contratos com Mão de Obra.

   9.  Mapa de risco atualizado  (IN SEGES 5/2017, art. 26, §1º, IV). 

   10. Emitir minuta do termo de aditamento referente prorrogação.

  11. Anexar pareceres referenciais:

a)     PARECER REFERENCIAL n. 00001/2019/NLC/ETRLIC/PGF/AGU

b)     PARECER REFERENCIAL n. 00001/2021/GAB/PF IF SUDESTE DE MINAS/PGF/AGU

• Emitir ofício de solicitação de análise e autorização para prorrogação de vigência do contrato;
•  Encaminhar processo a autoridade competente para autorização.

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Gabinete

• Analisar solicitação;
• Verificar, se for o caso, se a despesa respeita o disposto nos arts. 16 e 17 da Lei de Responsabilidade Física (LC 101/2000) e Anexar comprovante (Modelo no processo de alteração);
• Emitir Declaração de Adequação orçamentária Obs: DECLARAÇÃO REIT/IFFLU N° 43, DE 5 DE OUTUBRO DE 2022;
• Emitir documento despacho de autorização do processo de prorrogação do contrato e autorização da minuta do termo;
•  Encaminhar Processo para o setor de Administração/Contratos.

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Administração/Contratos

Se não autorizado:

• Devolver processo ao setor requisitante informando ou solicitando as alterações devidas para continuidade dos trâmites.

Se autorizado:

• Encaminhar processo para o setor da Contabilidade solicitando informações orçamentárias para emissão do Termo de Aditamento.

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Contabilidade

• Emitir despacho no SUAP de dotação orçamentária
• Encaminhar processo para Administração / contratos.

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Administração/Contratos

•  Emitir Termo de Aditamento e Ofício de encaminhamento do termo à empresa, modelo disponível no SUAP;
•  Encaminhar termo e ofício, por e-mail, à empresa e anexar comprovante ao processo;
• Comprovante de solicitação de Declaração de Vedação de Nepotismo, nos casos de contratos com Mão de Obra;
•  Aguardar devolução do termo assinado pela empresa;
•  Após recebimento, Conferir e encaminhar Termo de Aditamento para Assinatura do Reitor / Diretor Geral;
•  Encaminhar processo para gabinete.

OBSERVAÇÃO: nos casos de termo de aditamento com assinatura digital, realizar a verificação da autenticidade da assinatura antes de encaminhar para assinatura do Reitor/Diretor Geral, e anexar comprovante no processo.

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Gabinete

• Reitor/Diretor Geral assinar Termo de Aditamento em 02 (duas) vias;
• Devolver Termo de Aditamento assinado para Administração/Contratos.

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Administração/Contratos

• Arquivar 01 (uma) via original;
• Preencher Ofício de “Devolução de Termo de Aditamento”, modelo disponível no SUAP, e anexar ao Processo;
• Devolver 01 (uma) via para fornecedor via AR-Correios, ou por e-mail quando se tratar de termo de aditamento com assinatura digital;
• Divulgar Termo de Aditamento no DOU e anexar a publicação no módulo “Contratos” do SUAP – aba “Publicações”;
•   Cadastrar Termo de Aditamento no módulo “Contratos” do SUAP;
•   Conferir entrega de garantia contratual e anexar ao processo e no módulo “Contratos” do SUAP;
•    Encaminhar Processo para ciência da Contabilidade.

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Contabilidade

• Dar ciência no processo;
• Registrar termo de aditamento e garantia contratual
• Devolver Processo para o setor de Administração/Contratos.

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Administração/Contratos

• Encaminhar e-mail ao setor requisitante e diretores de administração dos campi onde estão sendo executados os serviços para ciência da finalização do processo;

Observaçao: Cada campus providenciar abertura do processo contábil de registro do termo de aditamento.

•  Anexar comprovante de envio ao processo;
• Preencher check list (modelo disponível da AGU) e anexar ao processo.
• Finalizar processo com despacho “Etapas concluídas conforme check list anexado no processo”.