Controle patrimonial: um desafio para a gestão pública

 O cuidado, a organização, a utilização e até mesmo o descarte dos bens móveis permanentes do Instituto Federal Fluminense são ações que requerem atenção e responsabilidade por parte de todos os servidores. Romper uma cultura de anos está sendo um trabalho intenso da Coordenação de Patrimônio que vem investindo na conscientização da comunidade interna sobre essas ações.

 Ligar para o setor de limpeza sem a comunicação ao setor de Patrimônio, colocar bens no corredor e retirar peças ou parte dos bens para reaproveitamento, sem a devida autorização, são ações irregulares, não permitidas e sem previsão legal. Ações equivocadas como estas geram danos para a instituição e para a própria comunidade, como furtos e problemas ambientais.

 “É muito comum pensarmos que o patrimônio é da instituição e não nosso e, por isso, não precisamos cuidar. Pelo contrário, é nosso dever na condição de servidor público cuidar da instituição”, acredita Fernanda Carvalho da Costa, diretora de Administração.

 Para orientar os servidores sobre os procedimentos adequados e legais no recebimento, controle, armazenamento, movimentação e até mesmo desfazimento, foi criada a cartilha “Utilização dos Bens Móveis Permanentes do Instituto Federal Fluminense - Instruções básicas aos servidores”.

 “A cultura do descarte inadequado gera problemas e nosso objetivo é conscientizar a todos sobre as normas de controle patrimonial, o uso, assim como o cuidado com o patrimônio da instituição”, complementa Leandro da Silva Maciel, coordenador de Patrimônio.

 A distribuição da cartilha é apenas um dos passos a serem dados. Na Reitoria, a Coordenação de Patrimônio está realizando um levantamento inicial dos bens móveis para identificar a quantidade, estado de conservação e localização dos mesmos, o que auxiliará no controle efetivo desse patrimônio. Até 11 de dezembro de 2015, foram levantados 247 bens em uso em nove setores da Reitoria e os demais bens serão identificados em 2016. A ideia é, a partir da experiência na Reitoria, indicar o mesmo procedimento aos campi.

 “Quando um setor deseja se desfazer de um bem, o correto é solicitar a retirada ao setor de Patrimônio que fará o recolhimento para um local adequado, verificará a necessidade de um outro setor ou até mesmo de restauração. Dessa forma, é possível fazer um controle real da movimentação”, explica Leandro. Os servidores devem enviar um e-mail para patrimonio@iff.edu.br – no caso dos campi para o setor de Patrimônio local -, informando a necessidade de retirada por danos ou ociosidade.

 Outro passo importante foi a designação de uma comissão para efetuar avaliação e desfazimento dos bens móveis do patrimônio do campus Campos Centro e da Reitoria, dos campi Macaé, Campos Guarus e Bom Jesus do Itabapoana, por meio da Portaria nº 913 de 03 de setembro de 2015. Após esta experiência, será nomeada uma Comissão para o trabalho de avaliação e desfazimento nos outros campi.

 “Desde o início do trabalho já foram identificados em torno de 90 bens na Reitoria e no campus Campos Centro, entre veículos, materiais eletrônicos e de laboratórios que necessitam ser descartados, mas isto é apenas o início. Há muito a ser feito porque são materiais acumulados durante anos”, acrescenta Leandro.

 Após a identificação dos bens a serem descartados, a Comissão encaminhará o processo para o setor de Compras para a realização de leilão, indicará a possibilidade de doação ou até mesmo a necessidade do descarte do bem.

 “É um processo que não para nunca porque há sempre necessidade de controlar os bens, mas espera-se com esse trabalho mais organização e o cumprimento de procedimentos legais, a partir de uma relação atualizada e de um controle efetivo da movimentação desses bens, o que só será possível com a conscientização de todos os servidores”, finaliza Fernanda.

 Para informações detalhadas sobre as normas de controle patrimonial, também está disponível a Portaria nº 360 de 23 de abril de 2015 que aprova o Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis Permanentes.