Processo Eletrônico é realidade no IFFluminense

 Implementado no dia 02 de janeiro de 2018, o Processo Eletrônico Nacional (PEN) já é parte da realidade administrativa do Instituto Federal Fluminense. A utilização do PEN atende ao Decreto Nº 8539/2015 e visa à construção de uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

 Nos meses de janeiro e fevereiro foram tramitados, no IFFluminense, 4.270 processos e gerados, aproximadamente, 3.000 documentos no Sistema Unificado de Administração Pública (Suap). Ao todo, 41 tipos de documentos, relacionados às áreas de Gestão de Pessoas, Ensino, Administração e Ouvidoria estão sendo tramitados exclusivamente por meio eletrônico.

 A última edição do Manual de Padronização e Tramitação de Processos Eletrônicos foi divulgada no dia 01 de março de 2018 e está disponível para consulta AQUI. A revisão N.º 02 do Manual traz algumas modificações nos processos já implementados e os cinco novos processos que começaram a tramitar eletronicamente a partir deste mês, como o de Concessão de Diárias e Passagens, por exemplo.

 "É importante que todos os servidores consultem diariamente o Manual. Essa familiaridade com os fluxos promove uma melhoria significativa na nossa rotina funcional", ressalta a técnica em Arquivo e integrante da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico no IFF, Nathália Sepúlveda. 

 Além das revisões no Manual, divulgadas pela Comissão de Implementação do PEN, a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) está promovendo atualizações para melhoria do sistema. "Estamos realizando atualizações constantes no módulo de Processo Eletrônico, acrescentando novas funcionalidades, promovendo melhorias e correções de erros, buscando aprimorar as rotinas na nova plataforma", destaca o diretor Ronaldo Amaral.   

 Para a servidora e coordenadora Financeira – Pessoa Física, da Pró-reitoria de Administração do IFF, Juliana Lobo, “o PEN, de um modo geral, contribuiu para uma maior organização e cumprimento de todas as etapas envolvidas no trâmite dos processos, além de facilitar o acesso à informação”. Juliana pontua que “nesse primeiro momento, em virtude dos servidores estarem se habituando ao sistema, o processo está um pouco burocrático, mas esperamos que, com o passar do tempo, esses fatores melhorem”.

 O pró-reitor de Desenvolvimento Institucional, José Luiz Boynard, afirma que "em pouco tempo, o PEN se transformou numa ferramenta de gestão tão espetacular que não imagino o nosso IFFluminense retroceder a como era antes". Boynard revela que tem recebido relatos de diretores-gerais dos campi mais distantes, que contabilizam a economia e agilidade na tramitação remota, dispensando viagens entre as unidades somente para encaminhar documentos.

 "Neste contexto, há uma certa ansiedade para um avanço mais volumoso na disponibilização de mais modelos de documentos até que todos os processos sejam digitais", acrescenta o pró-reitor, informando que, em breve, outros documentos que circulam mais especificamente nos campi, como os relacionados ao Registro Acadêmico, deverão ser adicionados ao PEN, estabelecendo assim, um fluxo comum a todos.  

 Para mais informações, acesse a página do PEN. Nela estão disponíveis legislações, manuais, documentos orientadores e dicas rápidas relacionadas à utilização do sistema.